Podczas sobotniego szkolenia z imprez masowych w Warszawie uczestniczyłem w prelekcji Emila Zawskiego o „pamięci organizacji”. Temat z pozoru brzmi dość teoretycznie – przy ilości codziennej roboty w hufcach, gromadach i drużynach łatwo uznać, że to „sprawa na kiedyś”. Im dalej wchodziłem w to, o czym mówił Emil, tym wyraźniej widać było, że chodzi o coś bardzo praktycznego: o to, czy jako Skauci Europy w Polsce za kilka czy kilkanaście lat będziemy jeszcze naprawdę tym samym ruchem, który opisujemy w naszych dokumentach.

Bo istnieje realne ryzyko, że na poziomie deklaracji nadal będziemy mówić o tych samych celach, a w praktyce zaczniemy działać zupełnie inaczej – tylko dlatego, że utracimy pamięć o tym, jakimi sposobami mamy te cele osiągać.

Czym jest pamięć organizacji?

Na początku padło proste pytanie: co to w ogóle znaczy „pamięć organizacji”?

W odpowiedziach pojawiły się wątki:

• wyciągania wniosków z przeszłości,
• powielania dobrych tradycji,
• zbiorowego doświadczenia wielu lat.

Emil zaproponował definicję wyjściową, która dobrze porządkuje temat:

Pamięć organizacji to świadomość tego, co już się wydarzyło.
Zanim zaczniemy mówić o wnioskach – ustalmy fakt, że wiemy, co było.

Tej pamięci czasem uosobieniem jest „żywy kronikarz” – starszy druh, który pamięta, „jak to było w 90-tym którymś”. Problem zaczyna się wtedy, gdy cała nasza pamięć kończy się tam, gdzie kończy się życie lub aktywność tych ludzi.

Tymczasem mamy za sobą:

• ponad 100 lat historii harcerstwa w Polsce, które zaczęło się we Lwowie w 1911 roku, gdy Andrzej Małkowski, inspirowany książką Baden-Powella „Scouting for Boys”, wydał rozkaz powołujący pierwsze cztery drużyny skautowe; zanim to nastąpiło, istniały już różne rozproszone inicjatywy młodzieżowe przy „Sokole” i innych organizacjach – dopiero wspólna metoda skautowa scaliła te wysiłki w jeden ruch,
• kilkadziesiąt lat historii ruchu harcerstwa katolickiego, z którego wyrasta nasze stowarzyszenie,
• drogę Stowarzyszenia Harcerstwa Katolickiego „Zawisza” FSE w Polsce – z korzeniami sięgającymi lat 80., zarejestrowanego jako stowarzyszenie w 1989 r.,
• oraz historię samej Federacji Skautingu Europejskiego, która powstała w 1956 r. jako europejska federacja skautingu na chrześcijańskich podstawach.

To jest ogromny kapitał – pytanie, ile z tego realnie żyje w naszych środowiskach, a ile siedzi tylko w głowach kilku osób i w zapomnianych dokumentach i notatkach.

Dlaczego to jest ważne właśnie dla FSE?

Baden-Powell widział skauting jako system wychowawczy, a nie zbiór luźnych pomysłów na zajęcia. W Polsce jego metoda – przetłumaczona i dostosowana przez Małkowskiego i środowiska „Sokoła” – scaliła istniejące wcześniej inicjatywy w jeden ruch harcerski o wyraźnej tożsamości i strukturze.

Federacja Skautingu Europejskiego dodała do tego bardzo wyraźny wymiar: zakorzenienie w misji Kościoła. Skauting stał się narzędziem apostolstwa – sposobem, by wychowywać chłopców i dziewczęta do świętości poprzez styl życia, odpowiedzialność i służbę (International Union of European Guides and Scouts European Scouting Federation).

My jako „Zawisza” FSE w Polsce mówimy wprost, że:

• chcemy kontynuować tradycję skautową i harcerską od 1911 r.,
• jesteśmy ruchem katolickim,
• naszym celem jest uczestniczenie w zbawczej misji Kościoła przez wychowanie.

To jest nasza tożsamość.

Bez żywej pamięci organizacji łatwo nam jednak popłynąć w stronę modelu:

• „na stronie i w dokumentach – misja, metoda i wielkie słowa”,
• „w praktyce – organizacja od fajnych wyjazdów i projektów”.

Prelekcja Emila była dobrym przypomnieniem, że spójność między tym, co mamy w dokumentach, a tym, co robimy na co dzień, przechodzi właśnie przez pamięć.

Co się dzieje, kiedy zaczynamy „od zera”?

W dyskusji padło kilka bardzo życiowych przykładów, które trudno zignorować.

1. Wymyślanie koła na nowo

Ktoś organizuje duże wydarzenie – harce, zlot, kurs. Zamiast sięgnąć do tego, co już było:

• pisze od nowa strukturę zespołu,
• od zera układa zakresy odpowiedzialności,
• sam tworzy wzory dokumentów, check-listy, procedury.

Często nie dlatego, że „koniecznie chce po swojemu”, tylko dlatego, że:

• nie wie, że takie materiały istnieją,
• albo wie, że „coś gdzieś jest”, ale nie ma do tego dostępu ani ludzi, którzy mu to pokażą.

2. Chaos i przeciążenie

Jeśli cała wiedza o wydarzeniu siedzi w głowie jednego szefa, sytuacja wygląda dobrze dopóki on jeszcze „daje radę”. Wystarczy jednak choroba, sprawy rodzinne, nagłe zawodowe obciążenie – i wszystko staje na krawędzi.

Widzieliśmy w ruchu niejedną historię szefa, który włożył ogrom pracy w jedno wydarzenie… i zapłacił za to zdrowiem, rodziną albo całkowitym wypaleniem. Część tego kosztu to po prostu brak oparcia się na doświadczeniu poprzedników.

3. Powtarzanie tych samych błędów

Padł też konkretny przykład Wielkich Harców Majowych 2018. Po wydarzeniu powstał solidny dokument podsumowujący – około 47 stron bardzo konkretnych wniosków i rekomendacji.

• Nurt żeński sięgnął po ten materiał i faktycznie z niego korzystał przy kolejnych harcach.
• Kolejna ekipa harców w nurcie męskim z tego dokumentu nie skorzystała – najprawdopodobniej nie miała świadomości, że taki materiał istnieje albo nie dotarł on do odpowiednich osób.

Efekt:

• inne osoby, ale te same problemy,
• inne daty, ale te same błędy.

To właśnie jest świat bez pamięci organizacji: dużo dobrej woli, dużo wysiłku – i bardzo niska „stopa zwrotu” z tego wysiłku dla całego ruchu.

Dwa filary pamięci: dokumenty i ludzie

Z prelekcji wybrzmiało mocno, że pamięć organizacji opiera się przynajmniej na dwóch filarach.

1. To, co spisane

W FSE mamy już naprawdę sporo:

• metoda skautowa rozpisana w dokumentach gałęzi,
• ceremoniał, który mimo niedoskonałości jest realną osią odniesienia,
• instrukcje i regulaminy (kursów, obozów, formacji),
• materiały edukacyjne dla kadry,
• podsumowania wydarzeń, raporty, ankiety ewaluacyjne,
• relacje i artykuły, które dokumentują nasze działania na zlotach, kursach, weekendach szczepowych.

Problem nie polega na tym, że tego nie ma. Problem polega na tym, że:

• część jest trudno dostępna,
• część jest rozproszona po prywatnych dyskach,
• część nigdy nie została uporządkowana i udostępniona w sposób przyjazny dla zwykłego szefa gromady czy drużyny.

A to właśnie powinna być nasza baza wiedzy – narzędziownik ruchu, a nie prywatny zbiór notatek kilku osób.

2. To, co żyje w ludziach

Drugi filar to pamięć żywa:

• dawni namiestnicy, szefowie harców i kursów,
• szefowie dużych przedsięwzięć, którzy już „przewentylowali” kilka kryzysów,
• osoby, które współtworzyły nasze kluczowe dokumenty, jeszcze zanim wszystko trafiło do ładnego składu.

Dopóki to zostaje tylko w ich głowach, ryzykujemy, że wraz z odejściem jednego czy drugiego „druha–dinozaura” stracimy całe kawałki doświadczenia ruchu.

Dlatego tak ważne jest, by:

• nie wstydzić się pytać: „jak to robiliście wtedy?”,
• organizować spotkania z poprzednikami przy przekazaniu funkcji,
• spisywać to, co oni mówią, zamiast liczyć, że „jakoś zapamiętamy”.

Jak wygląda zdrowa pamięć organizacji w praktyce?

Z prelekcji Emila można wynieść kilka prostych, ale mocnych wniosków.

1. Rady przed i po – naprawdę, a nie „dla formalności”

Rady hufca, rady kursu, spotkania ekipy wydarzenia nie mogą być tylko momentem „przyklepania” gotowych decyzji.

Zdrowa rada:

• służy realnej wymianie doświadczeń,
• daje głos zarówno najmłodszym, jak i najbardziej doświadczonym,
• prowadzi do konkretnych wniosków, które da się potem zastosować.

Po wydarzeniu warto zadać sobie kilka podstawowych pytań:

• Co poszło dobrze i warto to powtórzyć?
• Co wymaga korekty?
• Co nas zaskoczyło i jak to przełożyć na procedurę na przyszłość?
• Czy osiągnęliśmy wychowawczy cel, który sobie stawialiśmy?
• Jakie są konkretne rekomendacje dla następnej ekipy?

Bez takiego podsumowania każde wydarzenie zostaje tylko „miłym wspomnieniem”, a nie cegiełką w budowaniu pamięci organizacji.

2. Check-listy, wzory, procedury

To może brzmieć „biurowo”, ale jest bardzo w duchu skautingu: ułatwiać życie szefom, żeby mieli czas na wychowanie, a nie na wymyślanie papierów.

Przykłady:

• lista rzeczy do ogarnięcia przed kursem czy zlotem (bezpieczeństwo, finanse, miejsce, zgody, komunikacja, plan awaryjny),
• wzory: karty kwalifikacyjne, zgody rodziców, umowy, regulaminy,
• proste procedury typu: „jak opisujemy faktury”, „jak rozsyłamy komunikaty do kadry”, „jak archiwizujemy dokumentację po wydarzeniu”.

Idea jest taka, żeby:

• zwykły szef mógł wejść w dokument i po prostu zastosować,
• nie musiał wertować ustaw ani przeszukiwać całego internetu,
• nie był skazany na „wynajdywanie systemu od nowa”.

3. Przekazywanie funkcji jako proces, a nie chwila

Zdrowe przekazanie funkcji to więcej niż przekazanie gwizdka i podpis pod rozkazem.

W idealnym świecie obejmuje:

• spotkanie z poprzednikiem (a jeśli to możliwe – z dwoma, trzema poprzednimi),
• spisanie najważniejszych rzeczy: kontaktów, wrażliwych punktów, trudnych historii, które już przeżyli,
• przekazanie dokumentacji: podsumowań, raportów, wzorów, ewaluacji,
• rzetelne przejęcie sprzętu (spis, stan, odpowiedzialność).

Zdjęcie wszystkich dotychczasowych hufcowych stojących za nowo wybranym jest pięknym znakiem – pod warunkiem, że za tym stoi realne wsparcie, a nie tylko ładna symbolika.

4. Mentoring i mądre mówienie o trudnościach

W końcówce prelekcji mocno wybrzmiał temat, który dotyczy nas wszystkich: jak, komu i gdzie narzekamy.

Jako szefowie:

• widzimy błędy w organizacji – i dobrze,
• mamy uwagi do rozwiązań – i to jest potrzebne.

Problem pojawia się wtedy, gdy:

• frustrację wylewamy głównie „w dół”, na młodszych szefów i kandydatów na szefów,
• a z tymi, którzy faktycznie mogą coś zmienić, rozmawiamy rzadziej albo wcale.

Zdrowa zasada, którą warto mieć z tyłu głowy: o problemach rozmawiamy „w górę”, wsparcie dajemy „w dół”.

Mentor w ruchu to ktoś, kto:

• już był w miejscu, do którego zmierza młodszy szef,
• umie podzielić się zarówno sukcesem, jak i porażką,
• pomaga czytać doświadczenia w świetle metody FSE, a nie tylko własnych opinii.

Bez takiego towarzyszenia trudno będzie zachować ciągłość ducha ruchu przy zmieniających się osobach.

Co możemy zrobić konkretnie – na naszym poziomie?

Nie mamy wpływu na wszystko, co dzieje się w skali krajowej. Ale każdy z nas – jako Akela, drużynowy, namiestnik, członek kręgu czy członek ekipy wydarzenia – może realnie zadbać o pamięć organizacji w swoim kawałku odpowiedzialności.

Kilka konkretnych kroków:

• Po każdym większym wydarzeniu
  Zrób krótkie, spisane podsumowanie (plus wnioski i rekomendacje) i wyślij je dalej, nie tylko do najbliższego zespołu. Niech to trafi tam, gdzie może pomóc następnym.
• Przy przejmowaniu funkcji
  Umów się z poprzednikiem na rozmowę „techniczno-historyczną”. Zapytaj:
  – Co się sprawdziło?
  – Co dziś zrobiłby inaczej?
  – Co go zaskoczyło?
  – Jakie były najtrudniejsze momenty?
  Spisz to – choćby w prostym dokumencie.
• Przy planowaniu roku
  Zanim usiądziesz do pustej kartki, sprawdź, jakie materiały już istnieją w Twojej gałęzi. Mamy naprawdę dobrą bazę metodyczną – warto z niej korzystać.
• Dbaj o relacje i kroniki
  Relacje z wydarzeń publikowane na stronach (takich jak Skauci Pomorze) to nie jest tylko „PR”. To część pamięci ruchu. Za kilka lat ktoś będzie z nich korzystał, żeby zrozumieć, jak wyglądał dany kurs czy weekend.
• Rozmawiaj ze starszymi druhami
  Jeśli masz w środowisku „starych skautów”, nie traktuj ich jak pamiątek historycznych. Zaproś na rozmowę, poproś o opisanie starych harców, kursów, kryzysów, które już przeżyli. Zgoda na nagranie czy notatkę może być dla ruchu bardzo cenna.

Żebyśmy nie zgubili naszego celu

Pamięć organizacji nie jest dodatkiem dla miłośników archiwów.

Dla nas – w Stowarzyszeniu Harcerstwa Katolickiego „Zawisza” FSE – to kwestia wierności charyzmatowi.
Jeśli chcemy:

• wychowywać do wiary, charakteru, służby, zdrowia i praktyczności,
• opierać się na motorach metody (zainteresowanie, działanie, odpowiedzialność, system rad, rodzinna atmosfera),
• żyć w realnych wymiarach wychowania (sakramenty, praca w małych grupach, prawo i przyrzeczenie, życie w naturze, postawa obywatelska),

to potrzebujemy nie tylko entuzjazmu i nowych projektów, ale też:

• uważnego słuchania tego, co wypracowali przed nami,
• spisywania własnych doświadczeń,
• odważnego korzystania z mądrości ruchu.

Po takiej prelekcji łatwo o bardzo konkretne postanowienie: przy kolejnym wydarzeniu, za które bierzemy odpowiedzialność, nie zaczynajmy od zera. Sięgajmy świadomie po to, co już zostało zrobione – i dbajmy o to, żeby tym, którzy przyjdą po nas, było choć odrobinę łatwiej.

Jeśli tak podejdziemy do pamięci Stowarzyszenia, mamy dużo większą szansę, że nasz ruch nie tylko przetrwa, ale pozostanie wierny swoim celom i metodzie, zamiast z czasem rozpłynąć się w czymś zupełnie innym.

Album zdjęć: 821 Szkolenie – imprezy masowe 2025

Mateusz Kamiński

Akela 3. Gromady Gdańskiej, szef Ekipy IT